JA VOLUNTEER TERMS AND CONDITIONS
These Terms and Conditions apply to volunteer service with JA in Canada, collectively referred to as “JA.” By submitting a volunteer registration, accepting an assignment, or selecting “I agree,” I confirm that I have read, understood, and agree to the following:
- Accurate information and screening
I will provide complete and accurate information during registration and screening. I will complete all requirements for my role, which may include an interview, references, identity verification, a criminal record or vulnerable sector check, and mandatory training. I will not begin volunteering until JA confirms that I am approved.
I will promptly inform JA of any change that could affect my eligibility, suitability, safety, or ability to perform my volunteer role.
- Reliability and following direction
I will accept only assignments I can reasonably complete. I will arrive on time, prepare in advance, complete required training, and notify my JA contact as soon as possible if I cannot attend.
I will follow the reasonable instructions of JA staff and the policies of the school, community organization, virtual platform, or other host site where I volunteer.
- Respectful and inclusive conduct
I will treat youth, educators, staff, volunteers, and community members with dignity, fairness, and respect.
I will not engage in discrimination, harassment, bullying, hazing, intimidation, retaliation, degrading language, physical punishment, or conduct that could harm another person or interfere with a safe and inclusive learning environment.
- Youth safety and professional boundaries
I will maintain appropriate adult-youth boundaries at all times. I will not engage in physical, sexual, or emotional abuse; neglect; grooming; exploitation; favouritism; inappropriate physical contact; or sexual or otherwise inappropriate conversations, activities, or materials.
I will not deliver a youth program without a teacher or other JA-approved adult present and available. I will not be alone with a youth in a location or situation where the interaction cannot be readily observed by another authorized adult.
I will not transport youth unless transportation is specifically included in my authorized role, JA has approved it in writing, and all required screening, insurance, consent, and safety measures are in place.
- Communications and social media
I will communicate with youth only for legitimate JA purposes, through JA-approved channels, and with the knowledge or supervision required by JA.
I will not privately message youth, connect with them through personal social media accounts, share personal contact information, or establish personal contact outside the JA activity unless JA has expressly approved the arrangement.
- Privacy, confidentiality, and recordings
I will protect personal, educational, business, operational, and other confidential information obtained through JA. I will use it only for my authorized role and will not copy, retain, disclose, or post it without permission.
I will not take or share photographs, video, audio recordings, screenshots, names, or other identifying information about youth or participants unless JA has specifically authorized it and all required consent has been obtained.
My confidentiality obligations continue after my volunteer service ends.
- Appropriate representation and substance-free service
I will act honestly and professionally and will not claim to speak on behalf of JA unless authorized.
I will not use my volunteer role to sell, solicit, recruit, fundraise, promote personal business interests, or advance political or religious views without JA’s prior approval. I will disclose any actual or potential conflict of interest.
I will not possess, distribute, use, or be impaired by alcohol, cannabis, illegal drugs, or misused medication while volunteering, attending a JA activity, or responsible for youth.
- Reporting concerns
I will immediately report suspected abuse, neglect, exploitation, inappropriate conduct, boundary violations, unsafe conditions, injuries, threats, privacy breaches, or other serious concerns to my designated JA contact and to external authorities when required by applicable law.
I will preserve relevant information, cooperate with authorized reviews, and will not conduct my own investigation or retaliate against anyone who raises a concern in good faith.
- Ending or suspending volunteer service
JA may decline, reassign, suspend, or end my volunteer service to protect participants, address conduct or policy concerns, meet program needs, or comply with legal, insurance, school, or partner requirements.
When my service ends, I will return JA property and securely return or delete JA information as directed.
Acknowledgement and acceptance
I understand that volunteering is unpaid, does not create an employment relationship, and does not guarantee a placement or minimum number of volunteer hours.
I agree to comply with these Terms and Conditions and with the JA policies provided to me, including applicable screening, code-of-conduct, confidentiality, abuse-prevention, social-networking, and local-site requirements. I understand that a breach may result in suspension or termination of my volunteer service and, where appropriate, reporting to a school, employer, child-protection organization, police service, regulatory body, or other authority.
MODALITÉS ET CONDITIONS POUR LES BÉNÉVOLES DE JA
Les présentes modalités et conditions s’appliquent aux services bénévoles auprès de JA au Canada, collectivement désignée « JA ». En soumettant une inscription comme bénévole, en acceptant une affectation ou en sélectionnant « J’accepte », je confirme avoir lu, compris et accepté ce qui suit :
- Renseignements exacts et processus de sélection
Je fournirai des renseignements complets et exacts lors de l’inscription et du processus de sélection. Je satisferai à toutes les exigences liées à mon rôle, lesquelles peuvent comprendre une entrevue, des références, une vérification d’identité, une vérification du casier judiciaire ou des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables, ainsi qu’une formation obligatoire. Je ne commencerai pas mes activités bénévoles avant que JA ait confirmé mon approbation.
J’informerai sans délai JA de tout changement pouvant avoir une incidence sur mon admissibilité, ma capacité, ma sécurité ou mon aptitude à exercer mon rôle bénévole.
- Fiabilité et respect des directives
Je n’accepterai que les affectations que je peux raisonnablement accomplir. J’arriverai à l’heure, me préparerai à l’avance, suivrai la formation requise et aviserai mon contact chez JA dès que possible si je ne peux pas être présent(e).
Je suivrai les directives raisonnables du personnel de JA ainsi que les politiques de l’école, de l’organisme communautaire, de la plateforme virtuelle ou de tout autre lieu hôte où je fais du bénévolat.
- Conduite respectueuse et inclusive
Je traiterai les jeunes, les éducateurs, le personnel, les bénévoles et les membres de la communauté avec dignité, équité et respect.
Je ne me livrerai à aucune forme de discrimination, de harcèlement, d’intimidation, de bizutage, de menace, de représailles, de langage dégradant, de punition corporelle ni à tout comportement susceptible de nuire à une autre personne ou de compromettre un environnement d’apprentissage sécuritaire et inclusif.
- Sécurité des jeunes et limites professionnelles
Je maintiendrai en tout temps des limites appropriées entre adultes et jeunes. Je ne me livrerai à aucun abus physique, sexuel ou émotionnel; à aucune négligence, pratique de manipulation à des fins d’exploitation, exploitation, favoritisme, contact physique inapproprié, ni à des conversations, activités ou du matériel de nature sexuelle ou autrement inappropriée.
Je n’animerai pas un programme destiné aux jeunes sans qu’un enseignant ou un autre adulte approuvé par JA soit présent et disponible. Je ne serai pas seul(e) avec un jeune dans un lieu ou une situation où l’interaction ne peut pas être facilement observée par un autre adulte autorisé.
Je ne transporterai pas de jeunes, à moins que le transport fasse expressément partie de mon rôle autorisé, que JA l’ait approuvé par écrit et que toutes les mesures requises de sélection, d’assurance, de consentement et de sécurité soient en place.
- Communications et médias sociaux
Je communiquerai avec les jeunes uniquement à des fins légitimes de JA, par l’entremise de canaux approuvés par JA et avec la connaissance ou la supervision exigée par JA.
Je n’enverrai pas de messages privés aux jeunes, ne communiquerai pas avec eux par l’intermédiaire de mes comptes personnels de médias sociaux, ne partagerai pas mes coordonnées personnelles et n’établirai pas de contact personnel en dehors de l’activité de JA, à moins que JA ait expressément approuvé cette entente.
- Vie privée, confidentialité et enregistrements
Je protégerai les renseignements personnels, éducatifs, commerciaux, opérationnels et autres renseignements confidentiels obtenus par l’intermédiaire de JA. Je les utiliserai uniquement dans le cadre de mon rôle autorisé et ne les copierai, conserverai, divulguerai ni publierai sans autorisation.
Je ne prendrai ni ne partagerai de photographies, de vidéos, d’enregistrements audio, de captures d’écran, de noms ou d’autres renseignements permettant d’identifier des jeunes ou des participants, à moins que JA l’ait expressément autorisé et que tous les consentements requis aient été obtenus.
Mes obligations de confidentialité continuent après la fin de mes services bénévoles.
- Représentation appropriée et services sans substances
J’agirai avec honnêteté et professionnalisme et ne prétendrai pas parler au nom de JA sans autorisation.
Je n’utiliserai pas mon rôle bénévole pour vendre, solliciter, recruter, recueillir des fonds, promouvoir mes intérêts commerciaux personnels ou faire valoir des opinions politiques ou religieuses sans l’approbation préalable de JA. Je divulguerai tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.
Je ne posséderai, ne distribuerai, ne consommerai ni ne serai sous l’influence de l’alcool, du cannabis, de drogues illégales ou de médicaments utilisés à mauvais escient pendant mes activités bénévoles, ma présence à une activité de JA ou lorsque je suis responsable de jeunes.
- Signalement de préoccupations
Je signalerai immédiatement tout abus, négligence, exploitation, comportement inapproprié, violation des limites, condition dangereuse, blessure, menace, atteinte à la vie privée ou autre préoccupation grave soupçonné(e) à mon contact désigné chez JA et aux autorités externes lorsque la loi applicable l’exige.
Je préserverai les renseignements pertinents, collaborerai aux examens autorisés, ne mènerai pas ma propre enquête et n’exercerai pas de représailles contre quiconque soulève une préoccupation de bonne foi.
- Fin ou suspension des services bénévoles
JA peut refuser, réaffecter, suspendre ou mettre fin à mes services bénévoles afin de protéger les participants, de régler des préoccupations liées à la conduite ou aux politiques, de répondre aux besoins du programme ou de se conformer à des exigences légales, d’assurance, scolaires ou de partenaires.
À la fin de mes services, je retournerai les biens de JA et retournerai ou supprimerai de façon sécuritaire les renseignements de JA, selon les directives reçues.
Reconnaissance et acceptation
Je comprends que le bénévolat n’est pas rémunéré, ne crée pas de relation d’emploi et ne garantit ni une affectation ni un nombre minimal d’heures de bénévolat.
J’accepte de respecter les présentes modalités et conditions ainsi que les politiques de JA qui me sont fournies, y compris les exigences applicables en matière de sélection, de code de conduite, de confidentialité, de prévention des abus, de réseaux sociaux et de sites locaux. Je comprends qu’un manquement peut entraîner la suspension ou la fin de mes services bénévoles et, lorsqu’il y a lieu, un signalement à une école, un employeur, un organisme de protection de l’enfance, un service de police, un organisme de réglementation ou une autre autorité.